Onder water beïnvloeden betekent boven water spiegelen

Drie One Minute Coaching technieken om de mindset te prikkelen en gedrag te veranderen

Zo op het oog lijkt het een appeltje-eitje. Jan, een van jouw mensen, moet aan het begin van iedere maand zijn maandelijkse rapportage over de resultaten van zijn inspanningen bij jou inleveren.

Dat moet zonder problemen kunnen, zou je denken. Vergeet het maar! Het is niet alleen zo dat hij elke maand opnieuw aangespoord moet worden om de gegevens in te leveren. Als de rapportage wel door hem wordt aangeleverd is deze vaak incompleet. De afgelopen weken heb je enkele keren de gelegenheid genomen om hem het belang van de rapportage en het op tijd aanleveren ervan te laten inzien.

En toch, iedere keer weer, zie je geen verandering.

Je wilt Jan zover krijgen dat hij het op tijd en compleet aanlevert.

Hoe zou je met One Minute Coaching dit proces kunnen beïnvloeden?

Maak gebruik van de vier communicatietechnieken om de mindset van Jan te beïnvloeden.

  • Complimenteer oprecht op basis van de kwaliteiten die je bij Jan ziet.
  • Inspireer op basis van het vertrouwen dat je in Jan hebt.
  • Confronteer Jan met het gegeven dat hij regelmatig te laat is met het aanleveren van zijn rapporten.
  • Provoceer Jan door hem te vertellen dat hij de gewoonte heeft om te laat te zijn met alles dat een deadline heeft.

Ik schets drie manieren waarop je het gesprek kunt voeren (op een One Minute Coaching manier).

Manier 1: One Minute Coaching, de confrontatie en inspiratie

Hé Jan, ik zie dat je de rapportage nog niet hebt ingeleverd.”

Jan begint waarschijnlijk onmiddellijk met het maken van allerlei excuses. En nadat hij dat heeft gedaan, en jij bewust uit de inhoud blijft, zeg je: “Ik hoor je allerlei excuses maken”.

Dan valt er een stilte en zeg je hem: “Ik weet zeker dat jij je zaken zo op orde hebt, dat dit soort details jouw ontwikkeling niet in de weg zitten”.

Daarna loop je weg met de woorden, “Fijne dag vandaag”. Je spreekt ze met een positieve intentie uit.

Let op:
In dit geval heb je het niet letterlijk over de rapportage, maar over het arbeidsethos om de rapportage heen. ‘Je zaken op orde hebben’ gaat over veel meer dan alleen de rapportage. Je doet de positieve aanname die weinig mensen willen ontkennen.

Een dag later heeft Jan de rapportage nog steeds niet ingeleverd (in dit voorbeeld spreken we over een dag, daar mogen in de praktijk ook een paar dagen overheen gaan).

Je weet dat dit te maken heeft met zijn prioritering (de rapportage staat daarin bij hem zeker niet hoog) en zijn onderliggende boodschap is dat hij zich niet laat dwingen.

Als je hem belt, spreek je zijn voicemail in met de vraag om je terug te bellen. Dat doet hij niet.

In deze fase zie je veel leidinggevende zich frustreren aan de houding van deze ongrijpbare medewerker. Door te anticiperen op dit gedrag, houd je je rust en wacht af wat er gaat gebeuren.

Niets. Aan het einde van dezelfde dag stuur je een What’s-appje. “Hoe laat kun je morgen even bellen?”

Je ziet dat hij het bericht gelezen heeft, een uur later krijg je de tekst: ‘14u’. Meer niet.

Het spel ‘onder water’ tussen de ontmoetingsmomenten in, zegt ook heel veel over de relatie die je met deze medewerker hebt. De volgende dag bel je om 14.00 uur. Jan neemt niet op. Nu is het moment dat bijna iedereen zou ontploffen. Tien minuten later belt Jan.

Snap dat er altijd een verschil in prioritering zal zijn. Anticipeer hierop zodat het geen frustratie van jou wordt. Zorg dat je waarneemt en niet oordeelt. Bereid je mentaal voor op het gedrag dat wat verder van je afstaat en dat je van jezelf niet (of nauwelijks) herkent.

Manier 2: One Minute Coaching, het compliment en de confrontatie

Jan begint met zijn gebruikelijke excuses. Je laat hem even zijn gang gaan en wacht je moment af. Als je wat mag zeggen begin je met een oprecht compliment.

Je zegt: “Wat ik nu zo mooi aan jou vindt, Jan” en je laat een stilte vallen om zeker te weten dat hij dit ontvangt: “Je bent creatief en op allerlei manieren bezig om die <naam van de klant> binnen te halen. Ik zie je hemel en aarde bewegen om dat voor elkaar te krijgen. Dat zegt veel over je doorzettingsvermogen”.

Stilte. Je hoort Jan zoeken naar een reactie. Hij kan deze niet weerleggen. Hij kan dit compliment ook niet te enthousiast aannemen. Dit is moeilijk voor hem.

Dan komt de confrontatie.

Ik zie dat het invullen van de rapportage nog niet op je doorzettingsvermogen mag rekenen”.

Wederom stilte. Wat je doet is een combinatie te maken tussen de kwaliteiten van Jan en de rapportage die nog ingevuld dient te worden.

De meeste mensen zouden nu al een concrete afspraak willen maken over de rapportage. De mindset van Jan is echter nog (lang) niet zover. Dus je besluit het korte gesprek met:

Succes vanmiddag bij <naam van de klant>”.

Als je nu al naar een afspraak met Jan wilt gaan maken, ga je te snel. Jan is nog niet zover. Hij is nog steeds afgehaakt ten aanzien van de rapportage, de invulling en het nut daarvan. Alles wat je nu aan afspraken maakt, is sociaal wenselijk gedrag van hem.

Manier 3: One Minute Coaching, de provocatie en de inspiratie

Een paar dagen later als je Jan ontmoet op de zaak, begint Jan uit zichzelf over de rapportage.

O, ja”, zegt hij. “Dat is waar. Ik moet die rapportage van de afgelopen maand nog inleveren”.

Je reageert met een provocatie: “Rapportage?” Je kijkt hem verbaasd aan. “Welke bedoel je?” Je speelt de vermoorde onschuld. Uiteraard met een lichte kwinkslag. Ondertussen kijk je goed naar zijn reactie. Misschien dat hij denkt dat je echt zo kort van memorie bent en dat er wellicht een kleine kans is aan zijn taak te ontsnappen.

Daarna herhaal je “Rapportage?” nog duidelijker dan de eerste keer.

Jan weet nu dat hij in de maling wordt genomen. Er verschijnt een flauwe glimlach op zijn lippen. Dus herhaal je het nog een keer om het nog groter te maken.

Je bedoelt die rapportage waar we al een paar dagen over aan het knokken zijn?”, zeg je met een grote glimlach. Op dat moment voelt hij aan alles dat hij nu niet meer kan ontsnappen.

Je kunt ervoor kiezen het hierbij te laten. Je kunt het nog groter maken. Houd ook rekening met zijn eergevoel. En let op of je provocatie niet wordt gevoed door je eigen frustratie. Dan besluit je met een inspiratie.

Je zegt: “Jan, we werken nu al een aantal maanden met elkaar samen en de rapportage is daarin een steeds terugkerend issue. Hoe mooi zo het zijn als zo’n futiel, nietszeggend dingetje de samenwerking tussen ons niet meer in de weg zou staan”.

Diezelfde avond heb je de (half ingevulde) rapportage in je mailbox. Zie de veranderingen van de ander niet als overwinning van jezelf. Reageer zo snel mogelijk met een compliment.

Laat je niet verleiden de inhoud in te gaan als de ander niet gemotiveerd is om het over de inhoud te hebben. Prikkel de ander om anders naar de inhoud te kijken door de drijfveren van de ander te beïnvloeden. Echte veranderingen in het gedrag; het op tijd en volledig aanleveren van de rapportage, zul je (heel vaak) niet na drie keer creëren. Door de drijfveren te blijven prikkelen, stimuleer je deze medewerker anders naar dit onderwerp te kijken. Het onderwerp kan exemplarisch zijn voor de moeite waarmee deze medewerker omgaat met veranderingen.

Kwestie van doen?

Zoals je in de voorbeelden hierboven kunt lezen lijkt One Minute Coaching op het eerste gezicht een kwestie van doen. Als je de juiste tools hebt, dan ben je er. Communiceren op de One Minute Coaching manier een kwestie van trainen en veel oefenen om de nuances onder de knie te krijgen en de ander feilloos te kunnen lezen. Oude patronen moeten worden doorbroken, en nieuwe inzichten geïmplementeerd.

Wil je ervaren wat de toegevoegde waarde van OMC kan zijn, probeer deze methode eens spelenderwijs uit.

De 30 minuten One Minute Coaching Workshop!

Ik kom je, bij jou op kantoor, in een half uur laten zien (en ervaren!) hoe makkelijk je on the job coacht met One Minute Coaching. Als je de technieken weet toe te passen, ben je voortaan verlost van smoezen, urenlange achterkamergesprekken en tijdrovende functioneringsgesprekken.

Kun je je al voorstellen hoeveel meer je dan als teamleider kunt bereiken en wat een prettige werksfeer er kan ontstaan?

De voorwaarde om deel te nemen aan de workshop is dat je minimaal 5 tot 8 collega’s regelt, een workshopruimte en een half uur tot drie kwartier van jullie tijd vrij maakt.

Wil je je aanmelden voor een 30 minuten One Minute Coaching Workshop, klik dan hier.

RSS


Geen blog meer missen en op de hoogte blijven van de ontwikkelingen rond One Minute Coaching?
Meld je hier aan voor de nieuwsbrief!

Eén gedachte over “Onder water beïnvloeden betekent boven water spiegelen”

  1. hi Victor,

    mooi verslag omdat het beeldend verteld wordt. ik kijk als het ware naar een filmpje…..
    en ik lees echt de momenten waarop je als leidinggevende keuzes hebt welke techniek
    (complimenteren, provoceren, confronteren en inspireren) ik inzet.

    tot binnenkort !

    Roemer

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *